Checkliste Veranstaltungstechnik

Ein gutes Angebot für Veranstaltungstechnik entsteht nicht aus einer Geräteliste, sondern aus ein paar klaren Antworten: Wo findet es statt, wann, für wie viele, mit welchem Programm? Wer diese Fragen vor der Anfrage klärt, bekommt eine Auslegung statt einer Hausnummer und erlebt am Aufbautag weniger Überraschungen. Diese Checkliste führt durch alles, was dazugehört: Ort, Strom, Zeiten, Genehmigungen, Licht, Ton, Bild, Bühne, Personal und Sicherheit. Bei jedem Punkt steht, wo Sie mehr dazu finden.

Stand: 3. November 2026 · A.S. Light & Sound

Was alles zur Veranstaltungstechnik gehört

Veranstaltungstechnik ist kein einzelnes Gewerk, sondern mehrere, die ineinandergreifen. Werden sie getrennt geplant, merkt man das erst, wenn der erste Redner steht. Bei einer Tagung oder einem Firmenevent kommen typischerweise diese Bausteine zusammen:

Nicht jede Veranstaltung braucht alles. Eine Mitgliederversammlung kommt mit Beschallung und zwei Mikrofonen aus, ein Kongress mit Dolmetschung und Übertragung braucht fast jede Zeile der Tabelle. Die Checkliste hilft, beides zu unterscheiden.

Der Ort: Raum, Maße, Haus

Fast jede technische Entscheidung beginnt beim Raum. Wie groß die Beschallung sein muss, wie groß die Bildfläche, wo Licht hängen kann: Das ergibt sich aus Form, Höhe und Material des Raums, nicht aus der Kopfzahl allein. Ein Grundriss oder ein paar Maße ersetzen lange Telefonate.

Ebenso wichtig ist, was das Haus vorgibt. Manche Häuser schreiben vor, dass bestimmte Gewerke über die Haustechnik laufen, etwa der Stromanschluss oder die Rigging-Punkte. Manche Hallen haben ausgewiesene Hängepunkte mit bekannten Lastwerten, andere lassen nichts an der Decke zu. Dann wird mit Türmen und Bodenrahmen gearbeitet.

• Name und Adresse der Location, wenn schon bekannt
• Art des Raums: Saal, Halle, Zelt, Foyer oder Freifläche
• Grundriss oder Maße, dazu die Raumhöhe; Fotos helfen zusätzlich
• Fenster, Glasfronten und Tageslicht: Gibt es eine Verdunklung?
• Vorhandene Haustechnik: Beschallung, Licht, Leinwand, Beamer
• Hängepunkte und zulässige Lasten an der Decke, falls bekannt
• Vorgaben des Hauses: Hausordnung, vorgeschriebene Gewerke, Ansprechstelle für die Technik
• Untergrund im Freien: eben, abschüssig, Rasen, Pflaster

Strom, Zufahrt und Zeitfenster

Strom gehört früh auf die Liste. LED-Scheinwerfer brauchen weniger als frühere Geräte, aber ein größeres Hallenrig hängt trotzdem an einem Starkstromanschluss. Auch eine LED-Wand wird auf ihren Höchstwert abgesichert, nicht auf den Durchschnitt. Die Anschlussleistung gehört deshalb vorher gerechnet, zusammen mit allem, was Ton, Bild und Catering am selben Anschluss ziehen.

Ebenso fest sind die Zeiten. Das Haus bestimmt, wann Sie hinein dürfen und wann Sie draußen sein müssen. Andere Gewerke arbeiten oft gleichzeitig auf derselben Fläche: Catering, Dekoration, Standbau. Wer wann auf die Fläche darf, sollte vorher feststehen, sonst blockiert man sich im engsten Zeitfenster gegenseitig. Stromversorgung, Anlieferzeiten, Aufbaufenster und Hängepunkte klären sich bei Firmenveranstaltungen zu einem guten Teil zwischen uns und dem Haus, die Grundlagen aber brauchen wir von Ihnen.

• Verfügbare Stromanschlüsse: Art, Absicherung, Lage im Raum
• Wer stellt den Strom bei Veranstaltungen im Freien: Netzanschluss oder Aggregat?
• Zufahrt und Anlieferung: Rampe, Aufzug, Türbreiten, Parken für Fahrzeuge
• Aufbaubeginn, Veranstaltungsbeginn, Ende und Abbaufenster
• Probe und Soundcheck: Wann sind Redner oder Künstler vor Ort?
• Andere Gewerke auf der Fläche und deren Zeiten

Genehmigungen und Regeln, die mitplanen

Welche Regeln gelten, hängt von Ort, Größe und Programm ab. Ein paar Punkte tauchen aber immer wieder auf, und je früher sie bekannt sind, desto entspannter wird die Planung.

Versammlungsstätten. In Baden-Württemberg gilt die Versammlungsstättenverordnung unter anderem für Versammlungsräume, die mehr als 200 Besucher fassen. Verantwortlich für die Sicherheit der Veranstaltung ist der Betreiber; er kann diese Pflichten schriftlich auf den Veranstalter übertragen, wenn dieser mit der Versammlungsstätte vertraut ist. Auf Großbühnen und Szenenflächen über 200 m² muss grundsätzlich eine Brandsicherheitswache anwesend sein, und Auf- und Abbau müssen von einem Verantwortlichen für Veranstaltungstechnik geleitet werden. Klären Sie, was davon das Haus stellt.

Bühnen im Freien. Mobile Bühnen und Überdachungen sind in der Regel Fliegende Bauten. Sofern sie nicht als unbedeutend ausgenommen sind, brauchen sie eine Ausführungsgenehmigung mit Prüfbuch, und ihre Aufstellung ist anzuzeigen. Die zulässige Windgeschwindigkeit steht in der statischen Berechnung und im Prüfbuch; vorher sollte feststehen, wer über das Einstellen des Betriebs entscheidet.

Lautstärke und Nachbarschaft. Zum Schutz des Publikums beschreibt die DIN 15905-5 unter anderem einen Beurteilungspegel von 99 dB(A), gemittelt über 30 Minuten. Im Freien kommen Richtwerte für die Nachbarschaft hinzu; maßgeblich ist der Bescheid der zuständigen Behörde.

Effekte. Pyrotechnik, Flammen und Laser haben eigene Auflagen und brauchen Vorlauf; bei Pyrotechnik entscheidet sich das meiste Wochen vorher. Für Laser der Klassen 3R, 3B und 4 muss eine fachkundige Person schriftlich zum Laserschutzbeauftragten bestellt werden, sofern der Arbeitgeber nicht selbst fachkundig ist; wir haben fünf im Team. Nebel kann Brandmelder auslösen und gehört mit dem Haus geklärt.

Musik. Wird bei einer öffentlichen Veranstaltung Musik aus dem GEMA-Repertoire gespielt, und dazu zählen oft auch Firmenfeiern, ist sie bei der GEMA zu melden, bevor sie stattfindet, auch wenn der Eintritt frei ist.

Licht, Ton und Bild: die Angaben je Gewerk

Für die Technik selbst braucht es weniger Fachwissen, als viele glauben. Entscheidend sind nicht Gerätenamen, sondern Antworten auf Fragen zum Programm. Die Fachfragen beantworten wir.

Ton. Sprache und Musik stellen gegensätzliche Anforderungen; wer beides plant, sollte es sagen. Wie groß die Anlage sein muss, erklärt der Ratgeber Wie groß muss die PA-Anlage sein?.

Licht. Hausbeleuchtung reicht für einen Vortrag oft, sobald jemand auf einer Bühne steht, nicht mehr: Deckenlicht wirft Schatten in die Augen. Ob fotografiert oder gefilmt wird, verändert die Geräteauswahl mehr als jede andere Angabe.

Bild. Die Größe einer LED-Wand oder Leinwand ergibt sich aus dem Abstand zur letzten Reihe, nicht aus einer Quadratmeterzahl. Bei Tageslicht ist die LED-Wand meist richtig, im abgedunkelten Saal oft die Projektion. Was die Kosten treibt, steht im Ratgeber LED-Wand-Kosten.

• Programm: Vorträge, Podium, Musik vom DJ, Live-Band oder alles davon
• Zahl der Redner und Mikrofone, Wunsch nach Headsets oder Handmikrofonen
• Zuspielungen: Präsentationen, Videos, Musik vom Rechner
• Wird fotografiert, gefilmt, aufgezeichnet oder gestreamt?
• Entfernung zur letzten Reihe und Format der Inhalte (zum Beispiel 16:9)
• Mehrsprachig? Sprachen und Teilnehmer je Sprache
• Gewünschte Stimmung: sachlich, festlich, Party

Bühne, Rigging und Effekte

Die Größe der Bühne ergibt sich aus dem, was darauf passiert, nicht aus der Zuschauerzahl. Eine Rednerbühne mit Pult braucht wenige Quadratmeter, eine Band mit Schlagzeug, Monitoren und Wegen dahinter ein Vielfaches. Die Höhe richtet sich nach der Bestuhlung, damit auch die letzte Reihe etwas sieht.

Alles, was über der Bühne hängt, braucht Hängepunkte, die das tragen. Die Belastbarkeit gibt der Betreiber der Halle vor; Rigger und Statik werden bei Bedarf zugebucht. Effekte gehören von Anfang an in dieselbe Planung, denn was hängt, entscheidet über freie Strahlengänge für Laser und Abstände für Flammen. Mehr zu Dunst und Brandmeldern steht im Ratgeber Nebel und Dunst für Licht und Laser.

• Wer steht wann auf der Bühne, und was steht dort?
• Bestuhlung: Reihen, Bankett, Stehempfang
• Soll etwas über der Bühne hängen: Licht, Lautsprecher, LED-Wand, Banner?
• Bei Veranstaltungen im Freien: Überdachung, Wetter, Wind
• Gewünschte Effekte und der Moment im Programm, an dem sie stattfinden sollen

Personal, Zuständigkeiten und Sicherheit

Technik funktioniert am Veranstaltungstag nur so gut wie die Absprachen davor. Klären Sie, wer auf Ihrer Seite entscheidet, wenn der Ablauf kippt, und wer beim Haus für Technik und Brandschutz zuständig ist. Während des Betriebs einer Versammlungsstätte muss der Betreiber oder ein von ihm beauftragter Veranstaltungsleiter ständig anwesend sein.

Auch die Bedienung gehört in die Planung. Auf Wunsch fahren wir das Licht am Veranstaltungstag selbst. Bringt eine Produktion eigene Ton- und Lichtoperatoren mit, stellen wir die Anlage und bauen auf. Den Soundcheck machen wir mit den Menschen, die später sprechen.

• Verantwortliche Person beim Veranstalter, erreichbar am Aufbau- und Veranstaltungstag
• Zuständige Stelle beim Haus für Technik, Strom und Brandschutz
• Bedienung: Wer fährt Licht, Ton und Bild während der Veranstaltung?
• Eigene Operatoren oder Künstler mit Technical Rider?
• Fluchtwege, Notausgänge und Sicherheitsbeleuchtung im Plan berücksichtigt

Vom Plan zur Anfrage

Änderungen am Plan sind einfacher als am Aufbautag. Auf Wunsch zeichnen wir den Raum als CAD-Plan mit Bestuhlung, Traversen, Bühne und Regieplatz und bauen daraus einen dreidimensionalen Entwurf. Sie sehen den Raum aus der Perspektive Ihrer Gäste und können Varianten vergleichen: Bühne mittig oder seitlich, eine große Bildfläche oder zwei kleine. Nach Ihrer Freigabe entstehen Materialliste und Zeitplan.

Für eine erste Anfrage muss nicht alles feststehen. Mit diesen Angaben lässt sich bereits ein belastbarer Vorschlag machen:

• Anlass, Termin und Ort
• Personenzahl und Bestuhlung
• Grundriss, Maße oder Fotos des Raums
• Programm in groben Zügen
• Aufbau- und Abbauzeiten
• Aufzeichnung, Streaming oder Dolmetschung geplant?

Quellen und Grundlagen

• Versammlungsstättenverordnung Baden-Württemberg vom 28.04.2004, zuletzt geändert am 12.06.2025, § 1 Nr. 1, § 38 Abs. 1, 2 und 5, § 40 Abs. 2, § 41 Abs. 2
• Landesbauordnung Baden-Württemberg, § 69 (Fliegende Bauten); LBO BW in der Fassung vom 16.03.2026 (Vorschriftensammlung Gewerbeaufsicht, Version 01/2026); igvw SQP5, Stand 04/2018 (Betriebswindgeschwindigkeit)
• DIN 15905-5:2022-07, Veranstaltungstechnik – Tontechnik, Teil 5; Werte nach Bayerisches Landesamt für Umwelt, „Schallpegelüberwachung bei mobilen elektroakustischen Beschallungsanlagen“, Abschnitt 4.3
• Arbeitsschutzverordnung zu künstlicher optischer Strahlung (OStrV), § 5 Abs. 2
• GEMA, Musik lizenzieren für Veranstaltungen, gema.de (abgerufen am 03.11.2026)